house rules at firma
TOEGANG
Private office en fixed desk members hebben 24/7 toegang tot de locatie. Klanten met een ander membership hebben toegang tijdens de openingsuren op weekdagen van 9.00 tot 17.00.
Alle sleutels en toegangsbadges die wij u in bruikleen geven (mits waarborg), blijven ten allen tijden eigendom van firma. Het is niet toegestaan de badge of sleutels zelf te laten bijmaken of deze door derden te laten gebruiken.
Verlies dient onmiddellijk te worden gemaild en u zal een vergoeding moeten betalen voor de vervanging van de sleutels of toegangspassen, en het veranderen van de sloten. Indien je buiten de openingsuren de locatie betreed is het uw verantwoordelijkheid om bij vertrek van de locatie af te sluiten.U mag geen extra sloten of grendels van welke aard dan ook aan deuren of ramen bevestigen of wijziging aan bestaande sloten of mechanismen aanbrengen.
U mag geen dieren in het gebouw binnenbrengen, tenzij voor medische redenen, als assistentie of met uitdrukkelijke toestemming.
Alle leden hebben toegang tot de firma club/cantine tussen 9.00 uur en 17.00 uur op maandag tot en met vrijdag of andere tijden indien overeengekomen. Buiten deze openingstijden is de ruimte gesloten en beveiligd. Het is firma echter toegestaan om ten alle tijde de club/cantine te privatiseren, zonder voorafgaande mededeling.
Klanten en bezoekers zijn toegelaten in firma, je kondigt die aan via de app zodat wij op de hoogte zijn. Je mag deze via de club/cantine ontvangen, binnen de openingsuren.
We gebruiken cameraregistratie voor beveiligingsdoeleinden.
INRICHTING & DESIGN
7. Er mag geen branding of logo’s worden opgehangen in de gemeenschappelijk ruimtes, tenzij hier uitdrukkelijk toelating werd voor gegeven. Dit uit respect voor de algemene vormgeving van onze locatie.
8. De uitrusting, het meubilair en de infrastructuur moeten met goed worden behandeld. Het is niet toegestaan enig onderdeel hiervan te veranderen.
9. Het is niet toegestaan iets aan de ramen, muren of enig ander deel van het kantoor of de co-working space te bevestigen of wijzigingen aan te brengen aan het kantoor of de co-working space zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming.
DAGELIJKSE WERKING
10. De gemeenschappelijke ruimtes worden wekelijks gepoetst, en de toiletten dagelijks. Daarnaast houdt iedereen alles: keuken, toilet, meeting rooms, … zo proper mogelijk. Wanneer je iets morst, laat vallen, etc. ruim je dit zelf op. Je kan basis poetsmateriaal terug vinden in de keuken.
11. Deponeer je afval in de daarvoor voorzien vuilbakken. Onregelmatig afval zoals batterijen, inktcartridges, grote dozen, etc. kan niet bij firma achtergelaten worden.
12. Iedereen staat in voor het afwassen van zijn eigen servies. Je kan hiervoor de vaatwasser gebruiken, stapel in geen geval afwas op in de wasbak tenzij de machine nog draait. Vanop andere verdiepingen breng je jouw vuile vaat naar de keuken en gebruik je daar de vaatwasser.
13. De koelkast is voorzien voor dagelijks gebruik, je dagelijkse lunchpakket. Wees solidair en beperk de ruimte die je nodig hebt tot het noodzakelijkste. Denk er dus aan om elke vrijdag alles leeg te maken, en genoeg plek te laten voor iedereen.
14. Eten en drinken (inclusief alcoholische dranken) die van buiten firma worden binnengebracht, mogen niet worden geconsumeerd in het cafégedeelte of de vergaderruimtes van firma.
15. De printer kan vrij gebruikt worden door co-workers. Tot 20 pagina’s per dag zit dit inbegrepen in de prijs. Print je meer, dan wordt dit apart gefactureerd volgens verbruik.
16. Brieven en kleine pakjes kunnen toekomen bij firma. Gebruik hiervoor het officiële adres, vermeld steeds firma en je bedrijfsnaam. Wat toekomt wordt aangekondigd via de app. Firma is niet verantwoordelijk bij het kwijtraken van post. Nota: We kunnen een administratieve kost aanrekenen als we vinden dat de post van ongezien volume is en door ons team moet worden verwerkt.
17. Roken in welke vorm dan ook, d.w.z. nicotine, elektronisch, vaping of enige andere vorm, is te allen tijde en in elke ruimte verboden.
GEBRUIK
18. Er zijn verschillende ruimtes waar je een meeting, brainstorm of telefoongesprek kan houden. Je kiest de ruimte op basis van beschikbaarheid en aantal personen. Als je een meeting room wil gebruiken, reserveer je deze via de workatfirma app.
19. Evenementen kunnen georganiseerd worden in verschillende ruimtes binnen firma. Wanneer u geïnteresseerd bent in het organiseren van een evenement, contacteer ons voor verdere informatie.
20. Het is niet toegestaan bedrijfsactiviteiten in de gedeelde co-working space of elke andere ruimte dan de voor u bestemde kantoorruimte uit te oefenen, zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming.
21. Het nuttigen van alcoholische consumpties van het café is alleen toegestaan binnen het daarvoor bestemde gedeelte.
22. De club is ingericht voor leden en hun gasten, maar voor tijdelijk gebruik. Het is niet de bedoeling de ruimte op constante basis te gebruiken. Wanneer we merken dat door het gebruik van de ruimte door een lid de andere leden verhinderd worden om de ruimte op redelijke wijze te gebruiken, dan zijn wij genoodzaakt hun lidmaatschap aan te passen of hun gebruik te beperken. Bij het verlaten van uw plaats vragen wij om uw persoonlijke zaken met u mee te nemen. Wij hebben het recht uw persoonlijke zaken te verplaatsen wanneer deze langdurig blijven liggen en zitplaatsen bezet houden.
23. Het is niet toegestaan om, zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming, het kantoor te gebruiken voor de opslag of het gebruik van een computer (met uitzondering van een "persoonlijke computer") of andere grote bedrijfsmachine, reproductieapparatuur, hitteapparatuur, oven, radio, stereo-apparatuur of andere mechanische versterkingsapparatuur, al of niet met munten bediende verkoopsautomaten, koelkast, boiler of koffiezet apparatuur. Het is evenmin toegestaan daarin een technisch beroep uit te oefenen, te koken, of in het gebouw branders op olie, benzine of kerosine te gebruiken/laten gebruiken voor verwarming of verlichting. Het is verboden brandgevaarlijke of explosieve artikelen mee te nemen. Agressieve gassen, geuren of vloeistoffen zijn eveneens verboden. Vuurwapens zijn verboden. Firma is uitsluitend bestemd voor gebruik als kantoorruimte.
24. Het is u niet toegestaan de locatie te gebruiken voor de productie of opslag van handelswaar, behalve in het geval van incidentele opslag voor algemene kantoordoeleinden. U mag geen enkel deel van firma gebruiken of laten gebruiken voor de productie, verkoop, schenking of het gebruik van sterke drank, narcotica of tabak in welke vorm ook.
25. De elektriciteitsvoorziening is uitsluitend bestemd voor normale verlichting, stroom voor personal computers en kleine apparaten, tenzij anders is bepaald en nadat schriftelijke toestemming van ons is verkregen en aan een afgesproken prijs ter uwer laste. Indien u een bijzondere installatie of bedrading voor elektriciteitsgebruik, ICT, telefoonapparatuur of andere wenst, wordt deze op uw kosten aangelegd door personeel dat wij hebben aangewezen.
26. U erkent dat wij geen controle uitoefenen op de inhoud van informatie die wordt verzonden via onze telecommunicatielijnen of -apparatuur, met inbegrip van maar niet beperkt tot internettoegang, telefoon, faxlijnen en datalijnen (“Telecommunicatielijnen”). Verder erkent u dat wij, op een vergelijkbare manier als een operator, u enkel een kanaal verschaffen voor verzendingen via internet en dat wij geen aansprakelijkheid aanvaarden voor de inhoud van u verzendingen.
VERANTWOORDELIJKHEID
27. Onze medewerkers en klanten hebben het recht te werken en hun taken uit te voeren in een omgeving vrij van bedreigend, intimiderend of beledigend gedrag. Wij houden het recht uw overeenkomst stop te zetten in het geval dergelijk gedrag wordt ondervonden naar onze medewerkers of onze klanten.
28. Uw werknemers en gasten dienen zich ten allen tijde zakelijk te gedragen. Het geluidsniveau dient op een zodanig niveau te worden gehouden dat andere klanten hierdoor niet worden gestoord of geïrriteerd.
29. Alle eigendommen van u of uw werknemers, vertegenwoordigers of genodigden zijn uitsluitend voor eigen risico. We zijn niet aansprakelijk voor enige schade, diefstal of misbruik hiervan.
30. Leden die alcohol consumeren dienen minimaal 18 jaar te zijn. Firma is niet verantwoordelijk voor letsel, schade of andere incidenten gerelateerd aan alcoholische consumptie in de club/cantine. Eenieder die onder invloed lijkt te zijn wordt verzocht om het pand te verlaten.
31. Ons adres kan als registratieadres voor uw bedrijf gebruikt worden, zolang er een actieve overeenkomst is, met ons akkoord. Het is uw verantwoordelijkheid om uw bedrijfsregistratiegegevens bij te werken wanneer de overeenkomst eindigt. Als u dit niet doet binnen tien werkdagen na de einddatum van de overeenkomst, zal er een boete van 2000 EUR door ons aan u worden opgelegd.
32. Het is uw verantwoordelijkheid om de informatie en de belangrijkste contactgegevens die we gebruiken om met u te communiceren via de app of online account up-to-date te houden. Dit omvat maar is niet beperkt tot e-mailadressen, telefoonnummers en bedrijfsadres.